Les articles juridiques du RGPD décrivent en détail la nomination d’un délégué à la protection des données (DPD), son poste et ses missions dans trois sections différentes. La question se pose dans quelles conditions la nomination d’un délégué à la protection des données pour votre entreprise est-elle non seulement facultative mais également obligatoire au sens du RGPD ?
Dans cet article, nous répondons à cette question, détaillons les responsabilités d’un délégué à la protection des données et présentons les différences entre les délégués à la protection des données internes et externes.
Quelles sont les missions du délégué à la protection des données ?
Rôles et responsabilités d’un délégué à la protection des données RGPD
Le rôle du délégué à la protection des données est de faire le lien entre votre entreprise et les régulateurs. Il joue un rôle central dans la gestion de la protection des données et surveille le respect du RGPD et des autres lois pertinentes sur la protection des données. Un délégué à la protection des données doit être en mesure de conseiller votre entreprise sur tout problème de protection des données et de promouvoir des mesures préventives, par exemple en formant vos employés.
Un délégué à la protection des données selon le RGPD doit remplir les tâches suivantes
- Assurer la conformité : contrôler le respect de toutes les lois et réglementations pertinentes en matière de protection des données.
- Processus de surveillance : cela comprend la surveillance des évaluations d’impact sur la protection des données afin d’évaluer les risques liés au traitement des données.
- Formation et sensibilisation des employés : Promouvoir les connaissances en matière de protection des données auprès des employés.
- Coopération avec les autorités de contrôle : agir en tant que point de contact pour les autorités de protection des données.
- Accessibilité et conseils : Le DPD doit être accessible à tout moment afin de répondre efficacement aux questions de protection des données.
- Tenue de dossiers : tenir des registres détaillés des activités de traitement de données de l’organisation.
- Éviter les conflits d’intérêts : un DPD doit être libre de tout conflit d’intérêts.
Qui a besoin d’un délégué à la protection des données selon le RGPD ?
Chaque organisation publique a besoin d’un délégué à la protection des données, et les entreprises privées doivent nommer un délégué à la protection des données si leurs activités de traitement des données répondent à certains critères. Si vous savez déjà que vous traitez des données personnelles, la section suivante est importante pour vous car le traitement de ces données nécessite un soin et une attention particuliers en vertu du RGPD.
Quand un délégué à la protection des données est-il requis en vertu du RGPD ?
L’obligation de désigner un DPO au titre du RGPD naît lorsque le traitement de données personnelles par une entreprise répond à certains critères :
- L’activité principale de la Société consiste à mener des activités qui, de par leur nature, leur étendue et leurs objectifs, nécessitent une surveillance intensive régulière et systématique des personnes concernées .
- Les principales activités comprennent le traitement à grande échelle de catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9 du RGPD et des données sur les condamnations pénales et les infractions au sens de l’article 10 du RGPD.
Par ailleurs, le RGPD impose la nomination d’un délégué à la protection des données pour chaque autorité ou organisation publique (à l’exception des tribunaux dans leur activité judiciaire).
Délégué à la protection des données interne ou externe ?
Décider si un délégué à la protection des données (DPD) interne ou externe est le meilleur choix pour votre organisation dépend de deux facteurs : les besoins spécifiques de votre organisation et vos ressources. Un délégué interne à la protection des données peut être un choix efficace si l’expertise pertinente existe déjà dans l’organisation, car ce poste peut être repris ou développé efficacement par un employé de l’organisation. En revanche, si un haut niveau d’expertise, d’objectivité et d’efficacité est requis pour mettre en œuvre la protection des données, le choix d’un délégué externe à la protection des données peut s’avérer avantageux. Notre partenaire, prestataire externe DPO agréé , vous propose un accompagnement professionnel répondant à ces critères.
Nous résumons ci-dessous les avantages et les inconvénients des deux options :
Délégué interne à la protection des données
Avantages
- Familiarité avec l’entreprise : les DPO internes connaissent très bien l’entreprise, ses processus et ses collaborateurs, ce qui permet une intégration plus approfondie de la protection des données dans les processus quotidiens.
- Coûts : Souvent moins chers car aucun nouvel employé ne doit être embauché et il n’y a pas de frais de conseil externe.
Désavantages
- Conflits de ressources et de tâches : les tâches supplémentaires d’un DPO peuvent rendre difficile la gestion de la charge de travail existante. Il faudra peut-être embaucher un nouvel employé.
- Protection contre le licenciement : Il existe des particularités juridiques concernant la protection contre le licenciement qui peuvent rendre les décisions relatives au personnel plus difficiles.
Délégué externe à la protection des données
Avantages
- Expertise spécialisée : les délégués externes à la protection des données sont souvent hautement qualifiés et toujours informés des derniers développements en matière de législation sur la protection des données.
- Objectivité : Grâce à leur position externe, les DPO peuvent offrir une perspective plus objective sur les questions de protection des données au sein de l’entreprise.
- Acceptation : les délégués externes à la protection des données sont souvent considérés comme plus neutres par les comités d’entreprise et les salariés, ce qui peut faciliter la collaboration.
Désavantages
- Accessibilité : les employés peuvent hésiter à contacter un DPD externe pour toute question ou problème.
Quel que soit le choix du DPO interne ou externe, l’entreprise est la seule responsable de la protection des données. Il est donc conseillé d’évaluer soigneusement les capacités internes et les options externes afin de garantir la solution optimale pour votre entreprise.
Conclusion
Décider si et quel type de délégué à la protection des données (interne ou externe) convient le mieux à votre entreprise doit être basé sur une évaluation approfondie de vos besoins spécifiques.
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